Comment se déroulent l'organisation et le montage financier d'une soirée ? À l'occasion du lancement fin octobre de leur nouvelle soirée mensuelle "Vibes", Nikizi et Velasquez de l'asso Eddy Rumas nous expliquent tout en détail.
« La première chose à laquelle il faut penser, c'est le concept de la soirée : quel style musical (ou styles musicaux) pour quel cœur de cible. De notre côté, on vise plutôt un public underground, en alternant des soirées où l'on booke des artistes venus de loin, plus risqués financièrement, et des soirées avec des line-ups plus modestes, sur lesquels la rentabilité est plus facile à atteindre et qui compensent la prise de risques sur les soirées de plus grande ampleur. »
« Le budget que tu peux consacrer au booking dépend avant tout de la jauge de la salle. Il faut donc réfléchir en même temps à ces deux aspects, négocier en parallèle la date, le cachet de l'artiste et la disponibilité de la salle. Nous, on travaille principalement avec le Drak-Art, où l'on organise des soirées chaque dernier vendredi du mois. Mais pour une asso qui veut se lancer pour la première fois, il faut s'y prendre entre six mois et un an à l'avance pour réserver une salle. »
Frais engagés : « Lorsqu'on invite un artiste de renom, on consacre en moyenne 2 000€ au booking : 1000€ pour le cachet de l'artiste et les frais de l'agence qui sert d'intermédiaire (avec le plus souvent un acompte à régler à l'avance, et le reste le jour même, avant la soirée), 500€ de VHR (voyage / hôtel / restauration) et encore 500€ de cachet et défraiement pour les autres DJs de la soirée. »
« Établir un nom et une identité graphique, c'est devenu vraiment primordial. Ça fait partie des éléments, avec le choix de la salle et des styles musicaux représentés, qui vont te permettre de cibler ton public. Pour le reste, on mise beaucoup sur Facebook, ainsi que les partenariats, qui vont te permettre de toucher d'autres réseaux que ceux auxquels tu as accès. Après ça, on contacte les médias et ont fait imprimer flyers et affiches. Enfin, on emploie également un photographe qui va prendre des photos pendant la soirée. Et pour les grosses soirées, on a aussi parfois un vidéaste, qui va réaliser un teaser et un report. »
Frais engagés : « 200€ en moyenne pour imprimer les flyers et affiches et payer le photographe. »
« Cela inclut la salle elle-même, mais aussi les lumières, la sonorisation et l'ingénieur son. Il faut aussi payer les agents de sécurité, à raison d'un agent pour cent personnes : dans le cas du Drak-Art, cela fait cinq agents, dont un chef de sécurité et un maître-chien. Et enfin rajouter la location de platines auprès d'un prestataire, le catering (repas, alcools et snacks pour les artistes et membres de l'équipe) et la rémunération du caissier. »
Frais engagés : « 200€ pour la location des platines, 200€ de catering, 50€ de caissier. » (La direction du Drak-Art a tenu à garder confidentiels les chiffres de la mise à disposition de la salle et des agents de sécurité)
« Si la salle n'a pas de contrat préétabli avec la Sacem, il faut reverser environ 10% du budget global de la soirée. Il faut aussi souscrire une assurance si la salle n'en a pas à son nom. Si tu installes un système de préventes, il faut compter environ 30€ de frais pour la billetterie. Enfin, prévoir un fond de caisse de 400€ pour rendre la monnaie sur les entrées. Dernière chose à prendre en compte, les frais fixes de l'association, 100€ par an environ de gestion bancaire. »
« On ne touche aucune subvention. Du coup, sans une équipe de cinq ou six bénévoles, c'est impossible de fonctionner. On récupère uniquement l'argent des entrées, toutes les recettes du bar vont à la salle. Mais d'autres "deals" sont éventuellement envisageables selon les lieux : toucher un pourcentage des recettes du bar en échange de frais de mise à disposition plus élevés, ou même une rémunération fixe payée par la salle, qui garde dans ce cas les entrées et le bar. »
Recettes perçues : « Les prix des places oscillent entre 8 et 10€ lorsqu'on invite un artiste de renom, et 6 et 8€ dans le cas d'un line-up plus modeste. La capacité de la salle est de 450 personnes, mais par le biais du turn-over entre ceux qui partent et ceux qui arrivent, tu peux atteindre jusqu'à 550 personnes. Il faut en revanche soustraire les places gratuites, une vingtaine environ. »
« En moyenne, nos soirées sont rentables neuf fois sur dix. Quand ça fonctionne vraiment bien, on fait entre 100 et 300€ de bénéfices. Mais quand on se plante, on perd souvent entre 1000 et 2000€ d'un coup. Donc l'un dans l'autre, ça s'équilibre. »
Prochaine soirée Vibes avec Dj DJel (Fonky Family, Don't Sleep DJs) vendredi 28 juin au Drak-Art