Facturation électronique : comment la mettre en oeuvre ?
La facturation électronique s'impose progressivement aux entreprises, avec des échéances clés dès 2026. Entre incertitudes techniques et impératifs réglementaires, les professionnels doivent dès à présent anticiper cette transformation numérique d'ampleur. Cet article vient prolonger ceux déjà parus sur le sujet précédemment dans La Vie nouvelle.
Un projet ambitieux
Derrière la formule « facturation électronique » se profile en réalité un ambitieux projet de digitalisation des circuits non seulement de facturation, mais également de collecte des données de caisse, ainsi que des données de paiement. Le tout devrait, à terme, aboutir à la déclaration périodique de TVA préremplie.
Les nouvelles obligations des entreprises se déclineront en deux branches : e-invoicing (facturation électronique proprement dite) et e-reporting (transmission de données complémentaires). La facturation électronique va devenir obligatoire entre assujettis à la TVA.
La facture consistera alors en un message électronique normalisé transmis par les canaux appropriés. Les autres formes de facturation actuellement utilisées seront dépourvues de valeur.
Dans les autres cas (commerce de détail, facturation à des non-assujettis...), l'information relative au chiffre d'affaires réalisé par l'entreprise sera interceptée dans la boucle du e-reporting. Cette boucle est également désignée comme solution de secours en cas d'incident dans le processus d'e-invoicing. Le e-reporting inclura également la transmission de données de paiement, notamment pour répondre aux besoins des prestataires de services qui reversent la TVA sur les encaissements.
Quant à la circulation de l'information, celle-ci s'opérera selon un schéma dit « en Y ». Il faut comprendre que chaque entreprise devra choisir un prestataire (parfois plusieurs) qui d'une part assurera la collecte des données émises par cette entreprise et avec lesquelles il alimentera le système global, et d'autre part réceptionnera les données destinées à l'entreprise et les mettra à sa disposition.
Ces prestataires, jusqu'alors appelés « plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) » sont désormais rebaptisées « plateformes agréées » (PA).
Le système global repose sur deux piliers : une base nationale concentrant la totalité des flux de données et un annuaire central contenant les adresses à utiliser pour acheminer les messages électroniques. À noter que la troisième fonction initialement prévue et consistant à offrir une solution basique mais gratuite pour la production de factures électroniques normalisées a été abandonnée.
Après avoir pris un retard important, la fonction annuaire est aujourd'hui en production, mais encore dans une phase de test qui se poursuit entre quelques plateformes agréées sélectionnées pour y participer. Depuis la mi-septembre 2025, la consultation en ligne de l'annuaire est possible.
Le calendrier officiel d'entrée en vigueur de la réforme impose à chaque entreprise (hors grandes entreprises et entreprises de taille intermédiaire, assujetties à des contraintes plus fortes) :
- Le 1er septembre 2026, de pouvoir recevoir et de traiter les factures électroniques normalisées qui lui seront destinées ;
- Le 1er septembre 2027, de pouvoir émettre les données requises à commencer par les factures électroniques normalisées qui seront seules recevables par ses clients.
Points d'attention immédiats
Sur le plan général, il faut observer que même si le calendrier légal de mise en œuvre a été repoussé, ce décalage est notablement moindre que le retard pris dans la mise en production effective des outils techniques nécessaires : au fil des mois, la marge de manœuvre disponible pour tester et s'approprier le nouveau système se réduit.
Les exigences de la conduite rationnelle d'un projet informatique sont déjà souvent méconnues. S'y ajoute ici une contrainte tout à fait singulière : l'ardente obligation de devoir, dans un univers encore très incertain, prendre des décisions portant sur le déploiement de méthodes de travail qui restent à préciser et que, jusqu'alors, nul n'a encore jamais pratiquées ni pu tester. Pour chacun, la marche est haute et le risque d'erreur n'est pas négligeable !
Une mesure immédiate à prendre consiste à mettre à jour ses logiciels, notamment les logiciels de caisse, les logiciels comptables et les logiciels de facturation : le moment venu, ce sont ces logiciels, dans leur version mise à jour, qui généreront les données utiles.
En ce qui concerne la fabrication de fichiers Factur-X (norme de facture électronique qui semble devoir être la plus utilisée), la solution dominante consiste aujourd'hui à générer une facture au format PDF, puis à la présenter à l'entrée d'un convertisseur qui la transformera en fichier au format Factur-X. Sauf report, cette solution ne serait tolérée que jusqu'au 31 décembre 2027, le temps que les logiciels génèrent nativement des factures au format Factur-X.
Au-delà, c'est vers le choix d'une plateforme agréée (PA) que doivent porter les efforts.
Sans céder aux sirènes d'un marketing actuel particulièrement agressif, l'on prêtera une très grande attention au sujet de l'insertion de la PA sélectionnée dans son organisation : est-elle bien compatible avec les logiciels utilisés par ailleurs ? Les échanges d'informations avec le service comptable ou l'expert-comptable externe seront-ils fluides ?
Les services attendus d'une plateforme agréée
Pour mieux asseoir sa décision mais aussi pour anticiper les modifications à apporter à sa propre organisation, il est opportun de commencer à examiner les fonctions qui peuvent être proposées par une plateforme agréée (PA).
Factures reçues
Chaque jour, l'entreprise reçoit des factures fournisseurs. La situation à évaluer est désormais celle de leur réception par l'intermédiaire d'une PA.
Voici les bonnes questions à se poser : comment se présenteront les choses dans la nouvelle configuration ? Concernant les factures électroniques ? Concernant les autres factures ? Comment sera-t-on informé de la réception d'une facture ? Comment en accuser réception ? Comment accepter la facture et en ordonner le paiement ? Comment différer l'acceptation ? Comment refuser totalement ou partiellement la facture ? Comment l'acheminer à mon expert-comptable pour traitement ? Quelles seront les procédures communes à suivre à ces différents stades ? Quelles sont les possibilités d'accès aux données par mon expert-comptable ? Quelle sera la durée d'archivage des données ?
Factures émises
La PA a normalement vocation à prendre en charge les factures de vente préparées en amont. Mais la PA n'est pas un logiciel de facturation.
La première étape à traiter est donc, en amont de la PA, celle de la fabrication de factures contenant toutes les données requises, probablement en PDF. La PA prendra alors le relais.
La PA saura-t-elle prendre en charge l'ensemble du flux de facturation, c'est-à-dire, parmi les factures PDF qui lui auront été présentées, séparer celles relevant de la facturation électronique (à transformer en Factur-X, puis à verser dans le système en Y) des autres factures, à acheminer au destinataire final par un autre moyen.
Données de paiement
Jusqu'alors, cet aspect a moins attiré l'attention que les précédents. Mais l'enjeu reste déterminant pour les prestataires de services et le point crucial sera à ce sujet l'organisation du « dialogue » entre le logiciel comptable utilisé et la PA, sans que l'on discerne encore clairement les modalités déclaratives qui seront retenues.
L'on peut en effet anticiper que l'information sur les encaissements extraite du logiciel comptable présentera des garanties d'exhaustivité bien supérieures à celle extraite de la PA. Pour autant, la PA sera peut-être la première source d'alimentation du logiciel comptable et il serait logique que le e-reporting sur ce point passe également par elle.
En conclusion
Le projet de facturation électronique confronte toutes les entreprises à devoir pratiquer une forme de « risk-management ». Un des risques vraisemblables est que le calendrier des nouvelles obligations sera maintenu, alors que, sur le terrain, les outils nécessaires n'auront pas pu être ni testés ni déployés.
