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Les aides des entreprises en matière de mobilité
Par Sandrine Freton et Stéphanie Gaudimonte, experts-comptables / L’aide aux frais de déplacement domicile-travail des salariés a un triple enjeu : un enjeu environnemental avec la réduction des gaz à effet de serre, un enjeu social avec l’amélioration du pouvoir d’achat des salariés et de leurs conditions de travail et enfin un enjeu économique en favorisant l’attractivité des entreprises et la fidélisation de leurs salariés.
Différentes aides peuvent être apportées par les entreprises : certaines sont obligatoires et d’autres sont facultatives.
Les aides obligatoires
Selon le Code du travail, tous les employeurs, doivent prendre en charge une partie du prix « des titres d’abonnements souscrits par leurs salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail ».
Cette prise en charge ne doit pas être confondue avec le remboursement obligatoire des frais professionnels engagés par les salariés pour des déplacements réalisés dans le cadre de leur activité professionnelle. L’employeur peut librement choisir les modalités de remboursement de ces frais (indemnités forfaitaires, frais réels…), sauf lorsqu’elles sont imposées par la convention collective applicable, comme le bâtiment par exemple.
Sont concernés uniquement les abonnements souscrits par les salariés pour effectuer leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail au moyen de transports publics de personnes ou de services publics de location de vélos, même si plusieurs abonnements sont nécessaires.
Le salarié doit posséder l’un des titres suivants :
– une carte ou un abonnement émis par la SNCF, la RATP ou autre entreprise de transport public. Les titres achetés à l’unité ne sont pas remboursables.
– un abonnement à un service public de location de vélos.
– le montant de la participation obligatoire s’élève à 50 % des frais d’abonnement sur la base sur un tarif en 2e classe, pour le trajet le plus court entre le lieu résidence et le lieu de travail du salarié. Le montant de la prise en charge doit figurer sur le bulletin de paie.
Pour procéder à la prise en charge, les salariés doivent pouvoir présenter leur titre de transport à leur employeur. Celui-ci doit alors rembourser la part qui lui incombe, au plus tard à la fin du mois suivant la validité du titre de transport. Pour les abonnements annuels, la prise en charge est répartie mensuellement.
Pour les salariés à temps partiel, la prise en charge des frais de transport diffère selon leur durée de travail :
– pour un mi-temps ou plus, le salarié est remboursé dans les mêmes conditions que les salariés à temps complet.
– en cas de durée de travail inférieure à un mi-temps, le salarié bénéficie d’une prise en charge au prorata du nombre d’heures travaillées par rapport à un mi-temps.
Sur le plan social, cette prise en charge est exonérée de cotisations sociales. Depuis la loi de finances rectificative pour 2022, la prise en charge des frais de transports en exonération de charges sociales peut être portée à 75 % du coût de l’abonnement aux transports publics.
Sur le plan fiscal, pour le salarié, la prise en charge de 50 % de l’abonnement transport n’est pas imposable.
L’entreprise peut proposer des aides non obligatoires qui viennent compléter le dispositif obligatoire.
Les aides facultatives
L’employeur peut décider d’indemniser les frais de transport domicile-travail de son personnel et peut proposer :
– Le versement d’une prime de transport pouvant couvrir les dépenses de carburant ou les frais liés à la recharge des véhicules électriques. Cette prime doit être prévue par un accord d’entreprise, interentreprise ou de branche. À défaut, l’employeur peut la mettre en place par décision unilatérale, après consultation du CSE s’il existe. Le plafond annuel d’exonération fiscale et sociale a été augmenté depuis 2022. Pour les frais de carburant, le plafond s’élève à 400 euros ; pour les frais liés aux véhicules électriques, hybrides rechargeables et hydrogènes, le plafond s’élève à 700 euros.
– Le versement d’indemnités kilométriques calculées selon le barème fiscal. Depuis 2021, le montant des frais de déplacement calculés à partir de ces barèmes est majoré de 20 % pour les véhicules électriques. Au-delà du barème, l’employeur doit justifier de l’utilisation effective des indemnités conformément à leur objet, à défaut l’excédent sera assujetti à charges sociales.
À titre dérogatoire, la prime transport est cumulable avec la prise en charge obligatoire de l’employeur de 50 % des frais de transports publics pour les années 2022 et 2023.
L’employeur peut aller plus loin dans les enjeux environnementaux en mettant en place le forfait mobilités durables.
Le forfait mobilités durables
Le forfait mobilités durables, entré en vigueur le 10 mai 2020, est un outil d’aide financier visant l’ensemble des salariés qui utilisent des transports dits « à mobilité douce », pour leurs déplacements domicile-travail.
Le forfait doit être prévu par un accord d’entreprise, interentreprise ou de branche. À défaut, l’employeur peut le mettre en place par décision unilatérale, après consultation du CSE s’il existe.
Pour les salariés du secteur privé, l’employeur peut prendre en charge, sans obligation, les frais de trajets des salariés qui se rendent au travail par les moyens de transport suivants :
– Le vélo ;
– Le covoiturage ;
– Les transports en commun ou services de mobilités partagés (autres que ceux concernés par la prise en charge obligatoire des frais d’abonnement)
– Les cyclomoteurs, motocyclettes et engins de déplacement personnel motorisés ou non, à condition qu’ils soient équipés d’un moteur ou d’une assistance non thermique lorsqu’ils sont motorisés.
Ces frais sont pris en charge sous forme d’un forfait qui est exonéré d’impôt sur le revenu et de cotisations sociales dans la limite de :
– 700 euros par personne et par an pour les années 2022 et 2023 ;
– 800 euros en cas de cumul du forfait mobilités durables et de la prise en charge par l’employeur de l’abonnement de transport en commun.
Le forfait mobilités durables peut également être cumulé avec la prime transport, dans la limite globale de 700 euros par an.
L’employeur peut prendre en charge la prime transport et le forfait mobilités durables via une solution de paiement dématérialisée et prépayée, intitulée « titre-mobilité ». Cette solution peut remplacer le procédé par remboursement. Comme le titre-restaurant, le titre-mobilité est émis par une société spécialisée. Il peut être utilisé dans les magasins de vélos, les plateformes de covoiturage, etc.
Enfin et pour aller encore plus loin dans l’encouragement à la mobilité douce, l’employeur peut bénéficier d’une réduction d’impôt pour la mise à disposition d’une flotte de vélos.
La mise à disposition d’une flotte de vélos
Les entreprises peuvent mettre à disposition de leurs salariés, gratuitement, une flotte de vélos pour leur trajet domicile-lieu de travail. Pour cela, le législateur a institué une réduction d’impôt pouvant aller jusqu’à 25 % du prix d’achat ou de location de cette flotte de vélos. Si l’entreprise fait appel à la location, celle-ci doit s’engager pour une période d’au moins trois ans.
Cette réduction s’impute sur le montant de l’impôt sur les sociétés. En revanche, le solde non imputé n’est ni restituable, ni reportable si la réduction d’impôt est supérieure au solde d’impôt dû.
En conclusion, il existe un éventail d’aides, obligatoires et facultatives, qui sont à la disposition de l’employeur. Ces dispositifs peuvent s’inscrire dans un cadre plus global, intitulé plan de mobilité employeur (PDME). L’objectif de ce plan consiste, notamment, à optimiser les déplacements des salariés, améliorer leur qualité de vie et réduire le coût de leurs déplacements. Ce plan vise les entreprises de plus de 50 salariés, mais peut être mis en place par toute entreprise. Enfin, le projet de loi de finances 2024 prévoit de maintenir des dispositifs incitatifs : cumul d’aides, hausse des barèmes et assouplissement des critères.
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